In the office we were all running, we were leaving one meeting and entering the other, because there was a new change of minister, and the new cabinet, asked the heads of the departments for management reports, the update and the proposals of new activities and the balance of the assigned items.
Actually, there was not much concern in the office, because we had everything up to date, but what did set the team running, is that every day they called a meeting and asked for a new piece of information for the management report.
I, at that time, was the Communications Secretary of the Regional Cabinet of Culture; therefore, I was responsible for executing the management report. For me, the preparation of the report was not very complicated, since the relations with the different colleagues of the directorates was very good, and the information I requested came to me from them, upon request.
I usually made the management report, and after finishing it, I would meet with the Director General, give him all the general explanation, give him some recommendations, indicate the most important points of the report, so that then he would go to the meeting with the minister and give all the information, and we had done so for several years.
But this time, before the delivery of the report, the Director General became ill, and he was hospitalized. And in the direction of the cabinet was the Deputy Operational Director. But unlike the Director General, almost no one had a good relationship with the Deputy Director, since her position was political, and she always tried to impose her party lines in the work environment, which caused friction and annoyance with the rest of the staff.
—Good morning, Rodrigo, I need you to please pass me what you have made of the management report and also give me as much information as you can, since the meeting with the new minister is three days away. —The assistant director told me.
—Good morning, the management report is ready, it is on the General Director's desk, and there are two versions, one written and the other in an interactive presentation, which discriminates the statistics for each parish and for each area of work. In addition, there is the working paper with all the important recommendations and information that must be made known at the meeting, in addition to the update and the balance of the item. — I answered.
—Rodrigo, are political activities, mobilizations, attendance at marches, meetings with the party and everything related to the political field included in the report? — the Assistant Director asked.
—That information is not there, all that is in the management report is the information about the administrative process, management execution and starting management. — I answered.
—Well, I placed this information that I'm going to pass on. — She indicated.
—I would be happy to do so, but, since that information is not part of the management report, I will need a written order to place it. — I answered.
Indeed, I was given the letter with the order to place the new information, and indeed I did, but I did not place it as an integral part of the management report, but as an appendix, called: “Other activities”.
One day before the delivery of the report, ese held a meeting of the cabinet staff, with the deputy minister, who stopped by the office to ask about the Director General's health and to see how the cabinet was working.
At the meeting, which the Deputy Minister had with the Cabinet staff, the Deputy Director commented that she was finishing making the management report and that she already had everything ready for the meeting.
Everyone realized that she was looking for prominence and, in addition, she was taking on tasks that were not hers, because she was only in charge of political activities, and that she did it with a very small group of workers, which she had brought in to support her management.
I commented to the Deputy Director, privately, that what I had done seemed to me a disloyalty to the General Director and the rest of the staff, who had worked very hard so that all the information was up-to-date, as part of the collective of the Cultural Cabinet. And his response was to send me out for a walk in a very polite and diplomatic way.
On the day of the meeting with the Minister, she asked me to come with her to the meeting to support her. When telling me this, I realized that she simply did not know all the material that had happened to her, so the safest thing is that she took the floor at the meeting, gave her report from the political sphere, and then she will pass the floor to me, to give the management report.
So what I did was to talk to the assistant to the deputy minister, who was a very good friend of mine, and I asked him, starting the meeting, to call me to go outside the meeting and he did so.
When I returned to the meeting, I informed those present that I had to leave, because I had a serious personal problem with a relative and I had to attend to it immediately. All the colleagues gave me their moral support with their words, and while I was collecting my things to retire, the Assistant Director told me.
—You can't leave, you can't leave me alone in the report. —
—I must retire, it's a serious problem at the family level, besides, you have the report and the work material for days. On the other hand, as you rightly told the Deputy Minister, you carried it out and reviewed it, so you know it quite well. I say goodbye and my best wishes. — At that moment, I got up and left.
So I passed the ball to the Deputy Director, and left her to her fate, on the day of the meeting with the new Minister and his work team.
Thanks for reading me.
En la oficina todos estábamos corriendo, salíamos de una reunión y entrabamos a la otra, debido a que había un nuevo cambio de ministro, y el nuevo gabinete, le pidió a los jefes de los departamentos los informes de gestión, la actualización y las propuestas de nuevas actividades y el balance de las partidas asignadas.
Realmente, en la oficina no había mucha preocupación, debido a que teníamos todo al día, pero lo que sí ponía al equipo a correr, es que todos los días llamaban a una reunión y en ella pedían un nuevo dato para el informe de gestión.
Yo, en esa época, era el Secretario de Comunicaciones del Gabinete Regional de Cultura; por eso, yo era el responsable de ejecutar el informe de gestión. Para mí, la realización del informe no era muy complicada, ya que las relaciones con los diferentes compañeros de las direcciones era muy buena, y la información que solicitaba me llegaba de parte de ellos, al solicitarla.
Yo normalmente hacía el informe de gestión, y después de terminarlo, me reunía con el Director General, le daba toda la explicación general, le daba algunas recomendaciones, le indicaba los puntos más importantes del informe, para que luego él fuese a la reunión con el ministro y diera todas las informaciones, y así lo habíamos hecho durante varios años.
Pero esta vez, antes de la entrega del informe, el Director General se enfermó, y lo hospitalizaron. Y en la dirección del gabinete quedó la Subdirectora Operativa. Pero a diferencia del Director General, casi nadie tenía una buena relación con la Subdirectora, ya que su cargo era político y siempre trataba de imponer las líneas de su partido en el ambiente laboral, lo que provocaba roces y molestias con el resto del personal.
—Buenos días, Rodrigo, necesito que, por favor, me pases lo que tengas hecho del informe de gestión y que además me des la mayor cantidad de información que puedas, ya que faltan tres días para la reunión con el nuevo ministro. — Me indicó la subdirectora.
—Buenos días, ya el informe de gestión está listo, está en el escritorio del Director General, y hay dos versiones, una escrita y otra en una presentación interactiva, que discrimina las estadísticas por cada parroquia y por cada área de trabajo. Además, está el papel de trabajo con todas las recomendaciones e informaciones importantes que hay que dar a conocer en la reunión, además de la actualización y el balance de la partida. —contesté.
—¿Rodrigo, en el informe están las actividades políticas, las movilizaciones, la asistencia a las marchas, las reuniones con el partido y todo lo referente al ámbito político? — preguntó la Subdirectora.
—Esa información no está, todo lo que está en el informe de gestión, es la información sobre el proceso administrativo, de ejecución de gestión y de manejo de partida. —contesté.
—Bueno, coloqué esta información que le voy a pasar. — Me indicó.
—Con gusto lo hago, pero, como esa información, no es parte del informe de gestión, voy a necesitar una orden por escrito para colocarla. —contesté.
Efectivamente, se me dio la carta con la orden de colocar la nueva información, y efectivamente lo hice, pero no la coloqué como una parte integral del informe de gestión, sino como un anexo, llamado: “Otras actividades”.
Un día antes de la entrega del informe, ese hizo una reunión del personal del gabinete, con el viceministro, que pasó por la oficina a preguntar por la salud del Director General y para ver cómo iba funcionando el gabinete.
En la reunión, que tuvo el Viceministro con el personal del gabinete, la Subdirectora, comentó, que ella estaba terminando de realizar el informe de gestión y que ya tenía todo listo para la reunión.
Todo el mundo se dio cuenta de que ella estaba buscando protagonismo y, que además, estaba asumiendo la realización de tareas que no eran suyas, debido a que ella solo se encargaba de las actividades políticas, y eso lo hacía con un grupo muy reducido de trabajadores, que ella misma había metido para apoyar su gestión.
Yo le comenté a la Subdirectora, de manera privada, que lo que había hecho, me parecía una deslealtad con el Director General y el resto del personal, que había trabajado muy duro para que toda la información estuviese al día, como parte del colectivo del Gabinete Cultural. Y su respuesta, fue mandarme a paseo de una manera muy cortés y diplomática.
El día de la reunión con el Ministro, ella me pidió a mí que fuese con ella a la reunión para apoyarla. Al decirme esto, me di cuenta de que ella simplemente desconocía todo el material que le había pasado, así que lo más seguro, es que ella tomara la palabra en la reunión, diera su informe desde el ámbito político y luego me pasará la palabra a mí, para dar el informe de gestión.
Así que lo que hice, fue hablar con el asistente del viceministro, que era muy amigo mío, y le pedí que, empezando la reunión, me llamara para salir a la parte de afuera de la reunión y así lo hizo.
Cuando regresé a la reunión, le informé a los presentes que debía retirarme, debido a que se me había presentado un grave problema nivel personal con un familiar y tenía que atenderlo inmediatamente. Todos los compañeros me dieron su apoyo moral con sus palabras, y mientras recogía mis cosas para retirarme, la Subdirectora, me dijo.
—No puedes irte, no me puedes dejar sola en el informe. —
—Debo retirarme, es un problema grave a nivel familiar, además, usted tiene el informe y el material de trabajo desde hace días. Por otro lado, como bien le dijo al viceministro, usted lo realizó y lo revisó, así que lo conoce bastante bien. Me despido y mis mejores deseos. — En ese momento, me levanté y me fui.
Así le pasé la pelota a la Subdirectora, y la dejé a su suerte, el día de la reunión con el nuevo Ministro y su equipo de trabajo.
Gracias por leerme.
A very clever move on your part. It is very annoying that horrible politics puts its tentacles into all social spheres and wants to manipulate them with its ideologies, which are often not shared. I imagined the face of the deputy director when you left her alone, it's so funny.
Thanks for sharing your experience.
Excellent Friday.
Hi @rinconpoetico7, thank you very much for your comment.
I think it was a good lesson for her.
However, then I had to go through a time of persecution from her team, but eventually, they stopped bothering me.
My regards